« Allez les gars, réunion brainstorming !». Quand tu entends Didier se lancer dans ce genre de tirade, toi même tu sais que ça va être l’enfer, que tu vas passer 2 heures dans une salle de réunion un peu glauque, assis sur des chaises inconfortables et qu’à la fin de tout ça, personne ne sera plus avancé.
D’ailleurs, l’objectif même du brainstorm n’est clair pour personne. Heureusement, tu peux prendre les choses en main et le lead dans l’animation de ce workshop pour vraiment faire avancer les choses (ou à minima, cadrer la méthode).
On pense souvent que le brainstorming est un truc complètement improvisé sans objectif réel : « on mélange un peu tout et cela ne mène à rien ». Tant et si bien que le mot « brainstorming » est complètement dénigré. Voici ma recette, construite sur la base de dizaines de sessions durant plusieurs années. Comme toute recette, elle m’est personnelle et peut être ré-adaptée en fonction des besoins et des goûts de chacun. Bon appétit. Garanti sans gluten, sans huile de palme, sans traces de coques et de noix.
Théorie du brainstorming
Un peu de théorie pour commencer. Le processus du brainstorming peut se diviser en 3 phases :
- ouverture
- exploration
- fermeture
Je compare souvent ça à un chemin à emprunter, avec un point de départ et une destination. Dans cet article, je mettrai l’accent sur l’ouverture et l’exploration. Pour la phase de fermeture, un autre article viendra vous expliquer les méthodes correspondantes.
Problème à résoudre ou thème d’exploration du brainstorming
Le brainstorming étant un exercice de génération d’idées, il est nécessaire d’établir une thématique sur laquelle générer. J’aime poser cette thématique sous la forme d’une question pour rendre le problème plus tangible et plus facilement exploitable. Plus la question est non sujette à interprétation, plus le chemin et les idées générées le seront aussi : c’est la base de tout, si votre thématique n’est pas assez claire, rien ne pourra fonctionner. Quelques exemples de questions :
- Quels contenus recherchent nos cibles sur notre site internet ?
- Comment améliorer la compréhension de notre offre « nom de l’offre #1 » ?
- Quels leviers de trafic pouvons-nous utiliser pour améliorer le trafic sur nos landing pages ?
Ecrivez cette question en gros sur un support et affichez la à la vue de tous les participants de manière à ce que chacun puisse s’y référer quand nécessaire.
Les règles essentielles du brainstorming, à expliquer et respecter
Ecrivez ces règles en gros, sur un paperboard ou autre support : il faut qu’elles soient toujours visibles par tous les participants et vous pourrez vous référer à ce support quand vous expliquerez les règles du jeu.
C’est l’un des points les plus importants : on ne juge pas les idées des autres, avec des « ouais mais c’est pas possible » ou « on a déjà essayé ça ». Non, surtout pas. Vous êtes là pour générer des items, des idées ou peu importe. Ensuite, vous passerez par une autre étape du processus pour juger de la faisabilité, de l’impact ou du coût de celles-ci (on reviendra sur ce point dans un autre article décrivant ces workshops). De même, pas d’autocensure : il ne faut pas que les participants aient un doute du genre « ouais mais je vais pas écrire ça parce que c’est nul ». Non. Il n’y a pas de mauvaise idée et il faut absolument éviter cette logique d’autocensure dans les esprits des participants, qui les incite à ne même pas écrire leurs petites ou grandes idées sur leurs post-its.
Ne vous bridez pas, vous ramènerez du rationnel plus tard dans le processus.
Un dessin vaut mille mots. Rendre les choses visuelles permettra à tout le monde, y compris à vous en tant que facilitateur/animateur de vous y retrouver plus simplement dans la catégorisation des idées. Pour les participants, ça permet d’expliquer leurs propos plus facilement. Pour les autres, cela permet de capturer les idées proposées par un collègue plus rapidement.
On est là pour générer autant que faire se peut donc privilégiez la QUAN-TI-Té.
Dans la phase de partage, quand les collègues balanceront leurs idées, les autres peuvent rebondir dessus en rajoutant des idées connexes, jumelles ou voisines. Finalement, la phase de partage est aussi une phase de co-génération ou de fertilisation croisée.
Règle à respecter par tous pour éviter l’enfer du fameux “regroupement par patate” quand vous serez dans la phase de partage. 1 idée = 1 post-it.
Le lieu
La dynamique de groupe que vous allez créer passe aussi par l’endroit dans lequel vous allez travailler. Évitez les salles de réunion classiques avec une grosse table au milieu et des chaises pour s’asseoir. Privilégiez les lieux avec des fenêtres, de l’espace, et de la lumière naturelle. Si vous avez la possibilité de sortir les participants du cadre habituel de leur travail, faites-le. Sortir les gens de leurs routines permet de créer une certaine dynamique (le fameux “Thinking outside the box”, pardon).
Le matériel nécessaire pour le brainstorming
Chacun des participants recevra un petit package lui permettant d’assouvir son besoin de créativité.
- des post-its
Le basique sans lequel rien n’est possible. Privilégiez les « vrais » post-its de la marque 3M qui adhèrent mieux que les marques génériques. Croyez-moi, rien n’est plus désagréable que de passer son temps à ramasser les post-its tombés par terre pendant le workshop. De même, tout sera plus compliqué si vous laissez les boards pleins de post-its le soir et que le lendemain matin, alors que vous pensiez les récupérer nickel, vous retrouvez tous les post-its par terre : bon courage pour l’historisation du workshop. Enfin, choisissez une seule et unique couleur + taille de post-its : travaillez avec des tailles et des couleurs différentes ramène des informations supplémentaires dont vous cherchez ici à vous passer, partez sur le format jaune, classique, 3 par 3. Si vous entendez quelqu’un se plaindre parce qu’enlever le plastique de protection des post-its est compliqué, montrez lui cette petite technique qui en impressionnera plus d’un :
- des feutres à la mine épaisse (mais pas trop non plus)
Prenez des feutres Velleda ou des Sharpies, évitez à tout prix les stylo-billes à la pointe trop fine qui permettraient aux participants d’écrire un roman sur chaque post-it. La taille de la mine du stylo les amènera à écrire de manière plus concise leurs idées, ou à dessiner. Comme pour les post-its, partez sur une couleur d’encre unique : le noir. Évitons la crise d’épilepsie collective et la surcharge cognitive.
- une surface assez grande pour poser les post-its, puis faire des regroupements d’idées
Idéalement, il vous faut une grosse board en carton recouverte de surface Velleda : ça permet de coupler une large surface + un support mobile. Si vous ne pouvez pas construire ce genre de support, partez sur des paperboards scotchés aux murs. Voyez toujours un peu plus grand, la taille du support sur lequel vous allez poser les post-its/les idées va, en partie, conditionner le nombre de post-its que vos collègues vont sortir. C’est un gros raccourci mais « toute petite surface = tout petit nombre d’idées ». La mobilité du support vous permettra de tout trimballer facilement, aussi bien dans la phase de préparation (avant) que dans la phase d’historisation (après).
Timing du brainstorming
C’est peut être le paramètre le plus élastique alors je vous donne des proportions :
- 10 minutes d’explication des règles
- 15 minutes de génération, chacun dans son coin
- 25 minutes de partage collectif et regroupement des items
Lors de la phase de génération personnelle, assurez-vous que tous les participants savent combien de temps il leur reste : vous pouvez soit utiliser un timer digital, projeté sur un écran, ou bien physique, posé sur le bureau. A la fin des 15 minutes, c’est le moment de collecter et rassembler les idées : vous pouvez lancer la dynamique en posant le 1er post-it puis en invitant les autres participants à se lancer. Lorsqu’un participant a une idée similaire ou faisant partie de la même thématique, invitez les à intervenir pour commencer à créer des « patates » visuelles d’idées en collant les post-its connexes ou similaires proches les uns des autres. Si vous ne catégorisez pas les idées tout de suite, vous allez devoir le faire ensuite ce qui va inévitablement vous faire perdre du temps. Enfin, en regroupant les post-its similaires, vous préparez l’étape suivante devant amener le groupe de participants à un consensus (une idée posée par plusieurs participants et, de facto, une idée pouvant amener plus facilement du consensus).
Et ensuite ?
Donc, si tout s’est bien déroulé, vous devriez vous retrouver face à un mur recouverts de post-its, formant des patates/rubriques. Nous verrons dans l’article suivant ce qu’il faut faire pour que tout ce travail ne reste pas un tas de papiers collé au mur, en ramenant du rationnel et de la priorisation dans tout ça. Je sais, ce suspense est insoutenable.
En plus
Encouragez les participants à bouger, se mettre debout : la posture physique induit et porte une posture psychologique. Je ne dis pas qu’en restant assis, rien ne sortira. Mais en adoptant une posture dynamique, les choses sortent plus vite. Idéalement, afficher le timing avec ce genre d’outils pour que tout le monde ai le même niveau d’information. Vous pouvez aussi passer une musique en fond sonore, et la baisser progressivement quand le timing arrive à son terme.
Pour aller plus loin + sources d’inspiration
http://gamestorming.com/3-12-3-brainstorm/
http://www.designkit.org/methods/28
Et tous nos articles concernant les ateliers sont à retrouver ici.
Là, le brainstorming a un peu dégénéré.
