Retour d’expérience, post-mortem, rétrospective…. Peu importe comment vous l’appelez, il y a forcément un moment dans la vie de votre projet où vous faîtes le bilan. Pour ça, plusieurs possibilités :
- Mettre tout le monde dans une pièce, faire une introduction musicale avec le clip de Jacky et Ben-J et attendre que tout un chacun donne son avis, sachant que seuls les plus bruyants se feront entendre.
- Structurer un tout petit peu l’exercice. Et l’atelier Speed Boat est un bon moyen de donner un peu de teneur à cette réunion.
Il était un peeeeeetit navire-euh, il était un peeeeetit navire-euh.
Qu’est-ce que l’atelier Speed Boat et quels sont ses objectifs ?
Pour faire simple, il s’agit d’identifier des éléments facilitateurs et perturbateurs dans l’atteinte d’un objectif projet. Pour le reste, c’est à vous d’en décider : la simplicité et la facilité d’animation de cet atelier le rend assez souple à tous points de vue, y compris au niveau des objectifs qu’il peut servir. Par exemple, si vous souhaitez plutôt l’utiliser comme levier d’optimisation continue, vous placerez cet atelier en fin de projet, une fois que vous avez tout livré et que l’équipe projet a emmagasiné l’expérience de ce même projet. L’objectif sera donc, ici :
- d’identifier à posteriori les accélérateurs et les freins quant à l’atteinte d’un objectif,
- de trouver des solutions pour amplifier les accélérateurs,
- de trouver des solutions pour minimiser ou gommer les freins lors des prochains projets.
Mais, vous pouvez aussi l’utiliser en tout début de projet, de manière prospective pour identifier les accélérateurs et freins potentiels avant même que le projet n’ait commencé. Enfin, si vous êtes dans une démarche agile assumée, vous positionnerez cet atelier en fin de chaque sprint.
Profitez de l’atelier pour insuffler une franche ambiance de camaraderie dans l’équipe : déguisez-vous en marin ! Ici Steven Maltorovitch, chef de projet digital chez Planète Assistance, qui a carrément ramené 40 mètres de cordage et un vieux pneu. Chapeau l’artiste !
Pourquoi l’atelier Speed Boat est utile ?
Déjà, parce qu’il sert des objectifs quant à votre projet. Mais aussi parce qu’il est relativement imagé et que cela aide à la compréhension globale de l’exercice. En effet, vous allez devoir dessiner ou imprimer :
- un bateau, représentant l’équipe projet (tous dans le même bateau, tout ça tout ça),
- une île, correspondant à l’objectif à atteindre,
- le vent, symbolisant les éléments facilitateurs, accélérateurs, simplificateurs. Bref, les choses qui vous ont aidés,
- une ancre, représentant les freins ralentissant la progression vers l’île, et donc, l’atteinte de l’objectif.
Si vous êtes imaginatifs et que vous avez envie d’aller plus loin, n’hésitez surtout pas :) Vous pouvez rajouter des courants, des marées ou des monstres marins, symbolisant d’autres éléments.
Zephyr et Aura sont dans cet article pour symboliser le vent. Un vent éventuellement contraire que votre projet sera peut-être amené à rencontrer. Le/la première à retrouver de quelle oeuvre célèbrissime est tirée ce visuel gagne un polo La Haute Société.
De quoi ai-je besoin pour animer mon atelier Speed Boat ?
Alors, pour animer votre atelier Speed Boat, vous aurez besoin :
- des personnes qui vont ou qui ont déjà travaillé sur le projet (oui, tout seul, vous pourriez quand même faire l’atelier mais ça n’aurait pas grand intérêt)
- de post-its qui seront disposés sur le support dont on parle juste en-dessous (de manière facultative, si vous avez besoin de différencier les problématiques par métier, vous pouvez utiliser des couleurs de post-its différentes. Par exemple, jaune pour les développeurs, bleu pour les designers, rose pour les chefs de projet etc.)
- d’un grand tableau blanc ou d’un mur qui servira de support pour y disposer les post-its dont on parle juste au-dessus
- de feutres ou de stylos permettant une écriture assez épaisse pour être vue de « loin »
- d’un chronomètre pour imposer des règles de temps, un téléphone peut évidemment faire l’affaire (ça n’a l’air de rien mais vous aurez toujours une personne qui dira « allez, encore 2 minutes »)
- d’éléments représentant un bateau, les ancres, le vent et l’île.
Une fois que vous avez tout ça, c’est tout bon. Comme on est gentil, on vous met à disposition une petite check-list qui vous permettra de ne rien oublier. Et comme on est encore plus sympa, on vous met à disposition des éléments graphiques pour le bateau, les ancres, le vent et l’île (ici) et une fiche pratique pour le déroulé de l’atelier (ici)
« Objectif en vue, capitaine ! »
Comment animer l’atelier Speed Boat ?
Une fois que vous avez rassemblé tous les éléments de la check-list, vous pouvez vous lancer.
- Préparez la salle un peu en amont pour que tout soit prêt quand l’équipe projet arrive
- Expliquez l’objectif de ce workshop et énoncez les règles, notamment le timing
- Tous les membres de l’équipe projet sont équipés d’un stylo et de post-its
- Ils disposent de 10 minutes maximum pour, chacun dans leur coin, écrire ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné (accélérateurs et freins)
- Une fois que le timer a sonné, les membres de l’équipe projet viennent positionner leurs post-its sur les ancres ou le vent
- Une fois que tous les post-its sont posés, vous pourrez former ce que j’appelle des « patates de post-its » par thématique (cela permet de concentrer des items concordants)
- Le cadre de discussion est donc posé, les freins et les accélérateurs projet ont été identifiés
- Choisissez maximum 3 freins projet, par l’intermédiaire d’un vote à main levée ou autre
- Echangez sur la façon dont vous pourriez les lever ou les atténuer
- C’est fini, prenez une photo de votre joli travail qui pourra faire office de compte-rendu :)
Ça commencerait pas à être frustrant ces images paridisio-idylliques ?
Pour aller plus loin en Speed Boat
Quelques liens qui m’ont aidé lors des animations de Speed Boat :
- https://ginkgoandco.wordpress.com/2013/01/30/tous-en-bateau-pour-une-belle-retrospective/
- https://www.agilealliance.org/how-to-improve-the-speedboat-retrospective/
- http://www.scrumdesk.com/real-life-episode-speed-boat-can-help-you-to-improve/
- en bonus, le clip de Jacky et Ben-J
Si vous allez vraiment vite, vous pourrez même faire pratiquer le ski nautique à toute l’équipe.
Cover picture : Memories By Design via VisualHunt.com / CC BY-NC-ND
Ski nautique : Photo credit: WalterPro4755 via Visualhunt.com / CC BY