3/3 : l’atelier Buy-a-feature

Suite et fin (?) de cette série de 3 articles consacrés aux ateliers de lancement projet utilisés à La Haute Société. Après Product Box dédié à la définition des enjeux, et Personas à l’identification des utilisateurs et de leurs attentes, le travail de conception continue avec l’atelier Buy-a-feature destiné à la priorisation des fonctionnalités qui garantiront une expérience de qualité.

A quoi ça sert ?

Ça y est, vous avez identifié les enjeux de votre projet, connaissez vos utilisateurs et leurs attentes, et avez logiquement élaboré une liste longue comme le bras de fonctionnalités pour leur apporter toute la valeur ajoutée qu’ils attendent. Vous êtes donc prêts à débuter la conception concrète de votre dispositif. Sauf que…

Sauf que dans la plupart des cas (pour ne pas dire tous), il existe des contraintes très concrètes s’appliquant à votre projet. Souvent d’ordre budgétaires, temporelles, voir technologiques ou même structurelles, ces contraintes sont autant de « freins » à la réalisation de toutes vos (bonnes) idées.

L’heure est donc aux arbitrages. Quelles fonctionnalités sont essentielles au succès de mon expérience utilisateur, et ai-je les moyens (budgets, timing, ressources…) de les réaliser ?

L’atelier Buy-a-feature propose de :

• Prioriser les fonctionnalités de la plus stratégique à la plus accessoire, par la valeur ajoutée réelle apportée à vos cibles.
• Définir le périmètre fonctionnel du projet (voir le lotir en plusieurs « sprints »).
• Mettre tous les acteurs du projet (de l’exécutant au donneur d’ordres) sur la même longueur d’ondes.

Quel est le concept ?

Comme son nom l’indique (plus ou moins), cet atelier va mettre les décideurs dans une situation ou ils feront leur « marché » dans une liste de fonctionnalités, mais cette fois-ci avec des contraintes fortes qui les obligeront à peser l’enjeu de chaque décision. Fini le mode « open-bar », l’objectif est ici de commencer à rationaliser.

Et quoi de plus rationnel qu’un petit budget? Trop petit en tout cas pour s’offrir la liste complète… Quand vous rentrez dans un supermarché avec une faim de loup et seulement quelques euros en poche, vous n’achetez pas le parmesan avant les pâtes, mais sécurisez votre repas. Faîtes de même avec votre projet, et s’il vous reste un peu de monnaie vous vous offrirez un bon dessert.

L’open Bar, excellent concept pour l’apéritif, s’avère souvent désastreux quand on l’applique aux projets.

Comment ça se passe ?

Une fois de plus, vous pouvez vous approprier cette approche de mille et une manières, ou choisir d’appliquer notre méthode.

Comme pour les deux ateliers précédents, réunissez autour d’une table des participants amenant chacun une vision complémentaire des enjeux du projet, si possible les mêmes personnes que lors des précédents workshops (marketing, commercial, technique, service client, top management,…).

1. Dressez la liste de courses

Comme pour toute bonne recette de cuisine, votre dispositif a besoin d’ingrédients, mais tous ne sont pas aussi prépondérants dans le succès de l’entreprise. Votre bœuf bourguignon pourra peut-être se passer de céleri, mais plus difficilement de bœuf.

La première chose à faire est donc de lister ces ingrédients (pour alimenter cette liste, faîtes donc un atelier Personas si ce n’est déjà fait), de les afficher à la vue de tous, d’en décrire clairement la valeur ajoutée et idéalement d’en déterminer un « coût » probable. Pour cette dernière notion, nous sollicitons généralement nos directeurs techniques et artistiques qui attribuent une note de 1 à 10. 1 = simple, donc peu onéreux. 10 = complexe, donc très cher…

Calculez sur cette base le « coût » de chaque fonctionnalité en multipliant par 100. Si vous me suivez, et que vous avez été au bout de votre école primaire, une fonctionnalité dont la note est de 7 sera donc estimée à 700.

2. Distribuez l’argent de poche

La partie ludique commence ici : dévalisez le Monopoly de votre petit cousin pour vous emparer des faux billets de banque qu’il contient. Vous allez ainsi pouvoir donner à vos participants une représentation très concrète des contraintes du projet, sous la forme d’un budget fictif bien évidemment trop juste pour acheter tous les ingrédients.

Par exemple, si le total des coûts cumulés de vos fonctionnalités s’élève à 10000, établissez le budget à 7000, ou moins si vous le souhaitez (jusqu’à une limite raisonnable). Plus le budget sera bas plus la contrainte sera forte, et plus vos participants rationnaliseront leurs investissements pour prioriser l’essentiel.

Pour le premier round, répartissez le budget total équitablement entre tous les participants. Donnez à chacun non seulement le même montant, mais les mêmes coupures de billets. Placez dans la liasse au moins une grosse coupure sur laquelle vous refuserez catégoriquement de faire de la monnaie. Ceci évitera les comptes d’apothicaires et forcera une fois de plus à aller à l’essentiel dans les choix. Par exemple pour un budget de 7000 / 5 participants, répartissez les 1400 comme suit :

• 1×500 (La grosse coupure)
• 2×200
• 3×100
• 4×50

3. Faites les courses (round 1)

Pour cette première étape, chaque participant va – sans se concerter avec ses petits camarades – attribuer un montant aux fonctionnalités qu’il considère comme essentielles. Vous aurez préalablement expliqué la règle du jeu de ce premier round.

Si, avec l’ensemble des contributions individuelles :

• le prix de la fonctionnalité est atteint > elle intègre le périmètre du projet,
• Le montant est supérieur au prix  > la fonctionnalité est retenue, et sera traitée avec une attention particulière pour garantir un haut niveau de qualité,
• Le montant est légèrement insuffisant > la fonctionnalité est retenue, mais sa qualité sera dégradée,
• Le montant est très insuffisant ou nul  > la fonctionnalité est rejetée, et la sentence est irrévocable. Paf.

En pratique, et une fois avoir distribué son budget à chacun, le participant glisse dans des enveloppes (sur lesquelles figurent le nom de chaque fonctionnalité) sa contribution au financement de chaque ingrédient de la liste de course.

Et c’est là que le dilemme commence, car chaque joueur ne sait pas à quelle hauteur vont contribuer ses collègues au financement de chaque fonctionnalité. Il aura donc d’autant plus intérêt à sécuriser les fonctionnalités qui lui paraissent essentielles en glissant un montant important dans l’enveloppe (la grosse coupure ?) voir parfois en la finançant en totalité sur ses propres deniers.

Pour le reste, chacun essaiera d’estimer la contribution probable des autres joueurs pour dimensionner sa participation individuelle. Vous observerez généralement à cette étape chaque joueur tenter de sonder du regard les agissement de ses camarades. Dans tous les cas, interdiction formelle de communiquer entre les joueurs.

4. Ouvrez le panier

Une fois les enveloppes remplies et les budgets à sec, procédez au dépouillement. Chaque joueur ouvre à son tour l’enveloppe d’une fonctionnalité, révèle le montant de sa participation et explique pourquoi il a investi un peu, beaucoup ou pas du tout sur celle-ci.

C’est le temps du débat ! Certaines personnes vont considérer une fonctionnalité comme primordiale, quand leur voisin n’aura pas misé un copeck dessus (rappelez vous, vous avez réuni autour de la table des métiers et des sensibilités différentes). Laissez les confronter leur point de vue, tenter de se mettre d’accord… et s’ils n’y parviennent pas invoquez vos Personas en arbitres : ils sont les futurs utilisateurs de vos fonctionnalités, ne l’oubliez jamais.

A l’issue du dépouillement de l’ensemble des enveloppes, vous devriez déjà disposer d’une première liste affinée et priorisée des fonctionnalités qui intègreront le périmètre projet. Mais pour aller plus loin dans la précision (et le consensus) faites un 2^e round.

5. (re)Faites les courses (round 2)

Cette fois-ci, les emplettes sont collectives : les budgets individuels sont mis en commun et rendus aux participants qui cette fois investiront en groupe.

Disposez l’ensemble des enveloppes sur la table, et demandez à votre groupe de dispatcher le budget total sur l’ensemble des fonctionnalités, en attribuant un montant à chacune selon son degré d’importance (cette fois-ci d’un point de vue collectif). Si les débats ont été suffisants lors du premier round, le consensus devrait arriver rapidement.

Une seule règle du jeu : il ne peut pas y avoir de fonctionnalités ex-aequo. Les montants attribués doivent tous être différents.

Outre le fait d’entériner collectivement la priorisation des fonctionnalités et donc de désamorcer les éventuelles divergences d’opinion qui pourraient surgir à postériori, vos utilisateurs accordent à chacune d’entre elle une position unique sur l’échelle de la contribution à l’expérience utilisateur.

Vos fonctionnalités sont priorisées.

Qu’est-ce qu’on y gagne ?

Bravo, vous venez d’identifier avec précision et de manière consensuelle l’ordre de vos chantiers fonctionnels, du plus stratégique au plus futile. Vous construirez votre dispositif en commençant par le cœur de votre promesse et rayonnerez progressivement jusqu’aux « gadgets » : le gâteau avant la cerise.

Vous êtes désormais à même de « sécuriser » la livraison du dispositif en garantissant de ne pas l’amputer de sa valeur ajoutée. Un problème de planning ? Une coupe budgétaire imprévue ? Vous saurez immédiatement de quelles fonctionnalités vous passer (en éliminant progressivement par le bas) pour ajuster votre projet à ses nouvelles contraintes, sans le dénaturer.

Pour réaliser cet atelier :  

• Durée : 1 à 2 h
• Matériel : Liste de vos fonctionnalités affichée au mur, billets de Monopoly, enveloppes.
• Participants : 4 à 8 personnes, incluant l’animateur (qui peut jouer)
• Conseil : Préparez votre matériel en avance (budgets individuels, enveloppes, etc) au risque de perdre beaucoup de temps pendant l’atelier. Soyez également ferme sur les règles du jeu pour maintenir une contrainte forte.

Retrouvez l’article 1/3 sur la Product Box.
Retrouvez l’article 2/3 sur les Personas